SOALAN 1.
FAKTOR – FAKTOR PERLU DIPERTIMBANGKAN SEBELUM MEMBELI PERISIAN YANG SESUAI.
1.1. Memilih dan menilai perisian.
Tujuan utama membuat penilaian pembelian sistem automasi ialah untuk memilih suatu sistem yang paling sesuai dan yang dapat memenuhi segala keperluan spesifik sesebuah syarikat. Di samping itu ia juga dapat mengelakkan berlakunya pembaziran wang, tenaga, masa, ruang dan salah faham terhadap fungsi sesuatu sistem yang dipasarkan oleh pembekal (Ab. Rahim & Ismail, 1982). Adalah penting untuk sesebuah pejabat atau syarikat supaya mereka memastikan keperluan dan kepentingan pembelian sesuatu perisian sebelum membuat sebarang pembelian.
1.2. Menubuhkan jawatankuasa penilai
Sebuah jawatankuasa khas penilai perlu dibentuk untuk mengesahkan sesuatu keputusan serta mengawal sebarang proses penilaian yang bakal dibuat. Jawatankuasa ini dianggotai oleh jawatankuasa induk syarikat tersebut yang dikawal selia oleh jawatankuasa tender syarikat, dan beberapa ahli profesional dalam bidang pengautomasian. Mereka boleh terdiri daripada ; konsultan bebas, direktor-direktor projek atau jawatankuasa bertugas yang mahir dalam bidang pengkomputeran, pengautomasian dan pengaplikasian.
1.3. Memilih kriteria sistem automasi pejabat.
Automasi pejabat merupakan satu pakej perisian komputer yang membantu menjalankan kerja-kerja seharian di pejabat seperti dokumentasi, menyelenggarakan perakaunan atau sebarang kerja pengiraan, melukis, menyediakan persembahan untuk pembentangan dan lain-lain tugas lagi. Ciri-ciri yang perlu ada pada sesebuah sistem automasi pejabat adalah seperti :
a. Cekap dan fleksibel - Kerja-kerja yang memerlukan pengemaskinian mudah dilakukan kerana dokumen disimpan dalam storan dan dapat dicapai dengan mudah.
b. Menyokong pelbagai perkakasan – Ianya boleh menyokong penggunaan perkakasan lain seperti pencetak, pengimbas dan lain-lain lagi.
c. Kebolehpercayaan – Kerja-kerja pejabat yang memerlukan pengiraan, boleh menggunakan automasi pejabat seperti Excel. Ini adalah kerana setiap pengiraan yang berulang-ulang boleh diuruskan secara sistematik dan mengurangkan kesilapan yang mungkin dilakukan.
d. Tahap keselamatan – Tahap keselamatan yang tinggi dan boleh dipastikan sukar untuk dicerobohi kerana maklumat-maklumat yang disimpan di dalam data selalunya sulit dan penting.
e. Kaedah akses menu – Menu-menu pengendalian yang disediakan perlulah mesra pengguna dan tidak terlalu sukar untuk diakses oleh pengendali / pengguna.
1.4. Memantau jenis – jenis sistem perisian dalam pasaran.
Terdapat banyak sistem perisian aplikasi automasi pejabat dalam pasaran. Jawatankuasa pemilih boleh memilih mana-mana perisian yang bersesuaian dengan keperluan organisasi. Antara perisian automasi pejabat yang terdapat dalam pasaran adalah :
1. Abiword
2. Open Office
3. Sumatra
4. Foxit PDF Reader
5. Notes Client 4.6
6. Smartsuite 98
7. MS Ofice 2000
8. SAPR/3 GUI
9. Novell Netware 4.1
1.5. Membuat penilaian sistem automasi.
Proses penilaian ini terbahagi kepada 6 peringkat utama. Peringkat - peringkat tersebut adalah seperti berikut :
Langkah 1 : (Membaca dan menilai proposal)
· Membaca semua proposal yang dihantar oleh pembekal dengan teliti termasuk notakaki dan catatan halus
· Catatkan semua pernyataan yang kurang jelas dan kurang difahami ketika meneliti proposal-proposal tersebut.
· Elakkan daripada terpengaruh dengan tekanan luar seperti pujukkan, tawaran yang tiada kaitan dengan sistem, politik, perhubungan peribadi dan seumpamanya.
· Pastikan kertas proposal itu disediakan dengan cermat, lengkap dan memenuhi keperluan asal mengapa sistem itu diperlukan
Langkah 2 : (Membandingkan bentuk sistem yang ditawarkan dengan keperluan syarikat)
· Pastikan bentuk sistem dalam 'Request for Proposal' (RFP) menepati 'Order Request' (O/R).
· Kenalpasti kriteria-kriteria yang diperlukan oleh syarikat yang tidak dimasukkan dalam RFP terutama sekali elemen-elemen yang penting
· Dapatkan keterangan lanjut daripada pembekal jika perlu sama ada melalui surat atau pertemuan secara langsung.
Langkah 3 : (Jemput pembekal untuk berbincang mengenai proposal)
· Tujuan utama perjumpaan adalah untuk mendapat taklimat dan penerangan lanjut mengenai isu-isu yang kabur dalam proposal dan berunding dalam perkara-perkara yang memerlukan tawar menawar antara kedua-dua pihak
· Berunding untuk memenuhi keperluan sistem automasi yang masih belum cukup jelas dengan kos yang telah dinyatakan dalam RFP
· Pastikan pegawai teknikal kedua-dua pihak hadir sama untuk membincang soal-soal yang berkaitan dengan teknikal perkakasan dan perisian sistem
· Sebarang keputusan yang dicapai semasa perbincangan hendaklah ditulis secara formal dengan jelas serta disahkan oleh kedua belah pihak untuk peringatan dan tindakan sewajarnya.
Langkah 4 : (Menghadiri sesi demonstrasi sistem)
· Tujuannya ialah untuk melihat dan mencuba sendiri sistem yang ditawarkan itu.
· Bagi sistem yang besar dan mahal, adalah perlu bagi jawatankuasa penilai mencubanya sehingga tempoh masa seminggu (tempoh bertenang).
· Pembekal perlu mendemonstrasikan pangkalan data dan sistem yang sebenar atau yang seumpama sistem yang bakal dibekalkan mengikut spesifikasi yang dipohon.
· Pembekal juga dikehendaki menyediakan:
1. Kakitangan terlatih yang mampu mendemostrasikan sistem dengan baik dan menjawab soalan-soalan praktikal.
2. Dokumen-dokumen yang relevan
3. Sistem yang sama seperti dalam O/R
4. Sesi latihan pengendalian sistem
Langkah 5 : (Menilai Bentuk Sistem Yang Tidak Didemostrasikan)
· Kos - semasa dan akan datang
. Perkakasan
· Adakah ianya daripada pengeluar yang terkenal
· Adakah automasi tersebut berkualiti
· Adakah pembekal adalah wakil/ pengedar yang sah
· Adakah penyenggaraan yang dibuat oleh pihak pembekal daripada pakar atau mereka yang terlatih
· Tempoh bertenang
§ Perisian
· Penggunaan bahasa yang standard dan boleh difahami dengan mudah (mesra pengguna)
· Sistem operasi yang standard
§ Keupayaan
· Adakah sistem yang dibeli berupaya membaca sistem lain
· Adakah data yang sedia ada boleh dibaca oleh sistem
· Siapakah yang bertanggungjawab melakukan sebarang penukaran spesifikasi dan program yang sedia ada
· Adakah ianya memerlukansebarang kos tambahan
§ Jangka masa respon
§ Kemampuan mengendalikan rangkaian (Network)
§ Skim latihan yang disediakan oleh pihak pembekal untuk mengendalikan perisian/automasi.
§ Latarbelakang dan status syarikat pembekal
§ Dokumentasi
Langkah 6 : (Berbincang dengan pengguna lain)
§ Hubungi pengguna-pengguna lain.
§ Melawat ke tempat-tempat yang mempunyai sistem yang sama
§ Tanya pendapat dan pandangan lebih daripada seorang kakitangan di tempat-tempat yang dilawati.
§ Berhati-hati ketika melawat ke tempat yang dicadangkan oleh syarikat pembekal
1.6. Teknit – teknit penilaian lain.
Terdapat juga beberapa teknik yang lain untuk melakukan penilaian secara ringkas. Antaranya adalah :
Teknik 1 : (Pemberatan Skor)
· Markah diberi bagi setiap bentuk sistem yang dibekalkan
· Pembekal yang mendapat markah tertinggi akan dipilih.
Teknik 2 : (Penentuan Kos)
Penentuan pembelian berdasarkan kos termurah Kos termurah hendaklah dilihat daripada rekod dan tempoh berurusan selama 5 hingga 7 tahun
· Perhatian yang mendalam dan teliti harus dibuat ke atas tawaran yang murah keranan pembekal mungkin hanya mengenakan bayaran ke atas item-item asas sahaja dan tidak mengambil kira aspek-aspek lain yang sama juga pentingnya dengan sistem itu sendiri
Teknik 3 : ('Bench-marking')
· Memerlukan pembekal membuktikan kemampuan sistem berdasarkan jangka masa respon yang ditetapkan.
· Ujian kemampuan sistem dijalankan/diuji ke atas satu sample yang disediakan.
1.7. Khidmat Bantuan dan sokongan teknikal.
Perlulah dipastikan, sistem automasi tersebut telah dicuba dan diuji. Sudah tentu syarikat tidak mahu pengendalian operasinya
1.8. Hubungan dengan pembekal.
Perhubungan dengan pembekal perlu dijalinkan dengan baik tetapi perlu dipastikan ianya tidak melebihi batasan berurusan secara rasmi. Elakkan daripada terjebak dengan taktik-taktik halus yang digunakan untuk memenangi hati penilai untuk membeli sistem mereka. Suatu perkara yang penting ialah untuk tidak mendedahkan tawaran sesuatu pembekal kepada pembekal yang menjadi saingannya. Setiap pembekal hendaklah diberikan satu jadual penilaian sistem mereka masing-masing.
Pihak syarikat juga perlu memastikan adakah program perisian mudah diperolehi walaupun syarikat pembekal ditutup. Sekiranya terdapat sebarang kerosakan yang tidak dijangka, pihak pembekal dapat menyediakan khidmat bantuan dan sokongan teknikal secepat mungkin ataupun sekurang -kurangnya mempunyai sistem keselamatan dan ‘back-up’ .
1.9. Percubaan
Untuk memastikan sesuatu perisian dapat digunakan semaksimum mungkin, pihak pembekal seharusnya memberi tempoh bertenang kepada pelanggan untuk membuat penilaian terhadap perisian yang dibeli. Selalunya untuk sistem yang besar dan mahal, adalah perlu bagi jawatankuasa penilai mencubanya sehingga tempoh masa seminggu
1.10. Jaminan pulangan.
Proses menilai pembelian sistem haruslah dikendalikan dengan penuh kewaspadaan, ketelitian dan kepakaran yang tinggi. Ini akan menjamin suatu pulangan yang berkualiti dan memenuhi keperluan spesifik dan kriteria-kriteria yang diperlukan oleh sesebuah syarikat tersebut. Setelah emuanya berpuas hati dengan perisian yang telah diuju sepenuhnya, barulah pembelian sistem automasi pejabat tersebut dapat diteruskan.
SOALAN 2
(a) i. TUJUAN DAN KEGUNAAN PANGKALAN DATA BAGI PERSEKITARAN PERNIAGAAN.
Bagi persekitaran perniagaan pula, sistem pangkalan data memainkan perana yang besar dalam memastikan kelancaran sesebuah organisasi. Ianya direka bentuk untuk memenuhi keparluan maklumat oleh pengurus-pengurus dalam sesebuah organisasi. Melalui pangkalan data, pelbagai aktiviti dapat dilakukan seperti menganalisa keperluan perbelanjaan, ramalan keuntungan, laporan dan lain-lain lagi. Antara kegunaan pangkalan data dalam persekitaran perniagaan adalah ;
Sistem Maklumat Sumber Manusia
Kebanyakkan organisasi menggunakan sistem maklumat berasaskan pangkalan data untuk mengeluarkan slip gaji dan laporan gaji staf, menyimpan rekod-rekod staf dan menganalisa penggunaan staf dalam operasi perniagaan organisasi.
Sistem Maklumat Pembuatan
Sistem Maklumat Pembuatan menyokong fungsi-fungsi pengeluaran atau pengoperasian yang merangkumi aktiviti-aktiviti perancangan dan pengawalan proses pengeluaran produk. Sistem maklumat pembuatan ialah untuk menghasilkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan, bermula daripada bahan mentah yang disediakan oleh pembekal sehingga kepada perkhidmatan dan produk siap yang diberikan kepada pelanggan dengan kos yang rendah.
Sistem Maklumat Pemasaran
Sistem Maklumat Pemasaran mengumpul data-data yang menerangkan transaksi pemasaran yang berlaku dalam organisasi. Data-data ini diperolehi menerusi penggunaan teknologi maklumat. Pengurus-pengurus jualan merancang, memantau dan membantu prestasi jurujual-jurujual yang memasarkan produk organisasi. Oleh sebab itu, kebanyakan organisasi mempunyai Sistem Maklumat Pemasaran berasaskan komputer bagi menjanakan laporan analisis jualan yang menganalisa jualan mengikut produk, pelanggan, jenis pelanggan, jurujual, wilayah jualan dan sebagainya.
Laporan-laporan sebegini membantu pengurus pemasaran memantau prestasi jualan produk dan jurujual. Disamping itu juga, membantu pengurus pemasaran untuk menyediakan program-program yang boleh meningkatkan hasil jualan organisasi. Organisasi yang tidak mempunyai satu sistem maklumat perakaunan yang baik, maka ia tidak dapat memberi maklumat yang baik bagi membantu pengurus-pengurus menyelesaikan masalah pemasaran.
Sistem Pemprosesan Transaksi
Transaksi adalah berlaku dalam aktiviti perniagaan organisasi, seperti penjualan, pembelian, pembayaran, dan sebagainya. Ia menggambarkan pertukaran produk atau perkhidmatan dengan wang. Apabila berlakusesuatu transaksi di antara organisasi dengan pelanggannya atau pihak-pihak lain, data-data mengenai transaksi, pelanggan, produk, jumlah wang yang terlibat, dan sebagainya perlu direkod dan diproses. Ini adalah kerana, transaksi yang berlaku akan memberi kesan ke atas kedudukan kewangan organisasi. Maka, aktiviti pemprosesan transaksi adalah sangat diperlukan dalam organisasi untuk memastikan pemprosesan data-data transaksi berjalan dengan lancar, kalau tidak operasi transaksi organisasi akan lumpuh.
(a) ii. SISTEM PENGURUSAN PANGKALAN DATA (SPPD)
Pengendalian pangkalan data dilaksanakan dengan menggunakan satu sistem dikenali Sistem Pengurusan Pangkalan Data (SPPD). Sistem ini bertugas membolehkan data disimpan di dalam bentuk asal dan dicapai oleh pengguna pada bila-bila masa. Dengan itu, setiap pengguna hanya nampak data yang diperlukan sahaja untuk mencapai data yang sama.
SPPD membolehkan pengguna menakrif, mencipta, menyelenggara, memanipulasi dan mengawal capaian terhadap data dalam pangkalan data. Ia adalah satu proses di mana sesuatu data dikaitkan dengan data yang lain untuk menghasilkan keputusan yang lebih berguna. Sistem Pengurusan Pangkalan Data dibangunkan adalah untuk mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem pemprosesan fail klasik seperti perulangan data, lewahan data dan ketidak selarasan data. Pangkalan data dikongsi bersama oleh semua jabatan yang mempunyai akses terhadap sistem tersebut.
EMPAT ELEMEN DALAM SPPD
Perkakasan
Merupakan komponen fizikal sesuatu sistem komputer yang digunakan untuk memasukkan, memproses dan menyimpan data.Terdiri daripada peranti input, peranti output, unit sistem dan peranti-peranti yang lain yang dikawal oleh perisian. Keperluan perkakasan minima bergantung kepada jenis penggunaan dan seni bina sistem pengurusan pangkalan data itu sendiri. Ia juga bergantung kepada keperluan sesuatu organisasi tersebut. Ada SPPD yang memerlukan hanya sebuah komputer mikro, ada yang memerlukan komputer kerangka utama dan ada yang memerlukan rangkaian luas dalam persekitaran pelayan-pelayan.
Perisian
Ia juga dikenali sebagai program/aturcara yang dilaksanakan oleh komputer. Perisian merupakan langkah demi langkah yang mengarah komputer bagaimana untuk melaksanakan tugas.
Data
Data merupakan komponen terpenting dalam sistem pangkalan data. Ia adalah fakta mentah yang belum diproses . Ia boleh didapati dalam bentuk kertas, elektronik atau bentuk lain yang akan diproses oleh komputer. Data mengandungi fakta dan angka mentah yang akan diproses kepada maklumat.
Tatacara / Prosedur
Dikenali sebagai peraturan atau arahan yang dikenakan bagimengawasi reka bentuk dan penggunaan dalam sistem pangkalan data. Tatacara yang ditetapkan perlu dilaksanakan bagi menjamin kelicinan perjalanan sistem pangkalan data. Ianya digunakan oleh pengguna sistem atau kakitangan yang menguruskan pangkalan data itu. Antara contohnya ialah arahan untuk log masuk ke SPPD atau arahan untuk membuat salinan ‘backup’ bagi pangkalan data itu.
(b). PANGKALAN DATA YANG EFISYEN
Sistem pangkalan data dicipta sebagai satu kaedah untuk menyelesaikan masalah - masalah melibatkan pengurusan data. Antara ciri-ciri pengkalan data yang efisien adalah :
Keselamatan Data
Penggunaan pangkalan data yang meluas dalam pelbagai bidang seperti sektor kewangan, perniagaan dan awam memerlukan satu sistem keselamatan untuk mengelakkan kebocoran maklumat ini. Maklumat-maklumat ini dikawal dengan penggunaan password. Ia mengawal penggunaan pangkalan data kepada pengguna yang hanya diberi kebenaran. Data adalah sulit dan terkawal serta untuk pengguna yang tertentu sahaja. Integriti data yang disimpan adalah di tahap yang tinggi. Ianya juga memastikan kewibawaan (integriti) pangkalan data dapat dikekalkan dari segi keselamatan dan kebolehpercayaan.
Mengelak Pengulangan Data
Dalam sistem fail, pengulangan data seringkali berlaku disebabkan maklumat tidak dapat disemak dengan cepat sama ada maklumat tersebut telah wujud atau tidak. Melalui pangkalan data, kejadian data berulang dapat dikesan terus semasa proses memasukkan data tersebut. Lebih banyak maklumat dapat dijana daripada jumlah data yang sama. Data yang tersimpan adalah terkini, konsisten dan diyakini tidak mengalami pengulangan.
Data Dikemaskini Dan Boleh Diubah Mengikut Keperluan
Semua maklumat disimpan di dalam satu pangkalan data dan jika segala perubahan maklumat sama ada oleh jabatan atau individu yang berlainan akan tetap dikemaskini. Oleh itu segala maklumat yang dikehendaki bolah dicapai dengan pantas dan tepat. Ianya juga boleh diubah mengikut keperluan jika terdapat sebarang perubahan atau kesilapan.
Kemudahan Manipulatif Data
Maklumat yang telah direkod perlu sentiasa dirujuk balik. Rujukan semula menjadi amat mudah dengan adanya sistem pangkalan data. Masa yang digunakan untuk mencari maklumat dapat dikurangkan kerana pengguna hanya perlu menekan beberapa butang atau kata kunci untuk memanggil semula data tersebut tanpa perlu menyamak fail yang tersusun.
Kemudahan Menyimpan Data / Integrasi Data
Data disimpan, dikemaskini dan diubahsuai pada bila-bila masa tanpa perlu penyalinan semula. Ini dapat menjimatkan masa dan tenaga serta mengurangkan pembaziran. Ianya lebih ekonomi dari segi tenaga manusia dan penyimpanan yang tidak memerlukan ruang yang banyak. Selain itu, integrasi data dari berbagai sumber fail atau aplilasi yang berbeza dapat disatukan dan dicapai pada bila-bila masa. Perkongsian data ini membenarkan ramai pengguna mencapai maklumat yang dikehendaki dalam satu masa yang sama. Ianya ditakrif hanya sekali tetapi digunakan berkali-kali oleh pelbagai pengguna dan dari lokasi yang berbeza.
Rujukan
Abdul Razak Hamdan, Yazrina Yahya, Mohd. Shanudin Zakaria, Mohd. Zamri Murah (2000). Teknologi Maklumat , McGraw Hill Companies Sdn Bhd : Cheras.
Dr. Abdullah Embong (2000). Sistem Pangkalan Data ; Konsep Asas Reka Bentuk dan Pelaksanaan , Tradisi Ilmu Sdn. Bhd : Petaling Jaya, Selangor.
Jabatan Sistem Maklumat, Fakulti Sains Komputer Dan Sistem Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia (2000). Teknologi Dan Sistem Maklumat , McGraw Hill Companies Sdn. Bhd : Cheras
Md. Hafiz b Selamat, Mahadi b Bahari, Habshah bt Abdullah, Suraya bt Miskon, Zeti Darlena bt Eri, Ab. Razak Che Hussain (2001). Pengenalan Kepada Pangkalan Data : Teori dan Praktis , McGraw-Hill (Malaysia) Sdn. Bhd : Cheras.
Mohd. Aizaini Maarof (2004). Siri III Teknologi Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia, : Skudai Johor.
Tg Siti Maryam Tg Wok, Saidah Saad, Nazleena, Siti Fadhilah Mohd. Noor, Siti Norul Huda Abdullah (2008) . CDCA2103 Information Technology And Applications , Open University Malaysia (OUM) : Seri Kembangan.
Valerie Haynes Perry (1998). Cara Menggunakan Komputer Anda : Edisi Paling Laris, S. Abdul Majid & Co, Synergy Book Internationals : Bangsar, Kuala Lumpur
http://web.ktb.edu.my/wanie .16 Jun 2009.
http://www.azumass.com/blog 17 Jun 2009
http://alrashid2006.multiply.com.22.6.2009
www.iab.edu.my/PDFfiles/Keselamatan17.6.2009
http://www.ilplabuan.gov.my.25.6.2009
http://bijakkomputer.com/blog/category/perisian.22.6.2009
http://fatekma.uthm.edu.my.25.6.2009
http://www.intanbk.intan.my/cda/m_online/ptk_files.17.6.2009
No comments:
Post a Comment